ICCE avanza con incorporaciones tecnológicas en procesos financieros y contables

Nota Avances Tecnológicos ICCE
ICCE incorporó un CRM  que permite mejorar la comunicación con el alumno. Imagen: Canva

El año 2020 ha representado para nuestra institución cambios significativos en términos de operatividad e incorporación de mejoras en materia tecnológica. Estos cambios han permitido ir dando cumplimiento a nuestro Plan Estratégico Institucional 2020-2025, el cual contempla como objetivo principal lograr la acreditación institucional ante la CNA.

En el área financiera, los desafíos implican la incorporación de mejoras tecnológicas que  potencien y optimicen la comunicación y cercanía con el alumno de manera radical. Por esta razón, el pasado mes de julio se incorporó un CRM  que permite mejorar la comunicación con el alumno de forma más ágil. Además este sistema proporciona información de manera masiva e instantánea sobre la situación de matrícula de nuestros alumnos.

Para conocer más sobre los avances de esta actualización, conversamos con Juan Jaña Lagos, director Financiero de ICCE, quien comentó que gracias a la implementación de este CRM  la institución puede mantener al día la gestión y control de indicadores. En este sentido, se puede llevar un amplio control y registro de las actividades del equipo de cobranzas y mejorar la calidad de atención brindada hacia los alumnos.

También destacó que “permite mirar la situación financiera en dos dimensiones”: situación pasada y proyecciones futuras con la finalidad de poder tomar decisiones de forma oportuna.

Por otro lado, también indicó que facilita la generación de información  contable y  ayuda a nutrir sistemas de información interna, al asegurar la calidad de los informes. Los resultados de esta actualización superan enormemente las versiones antiguas, basadas en hojas de cálculos, las cuales eran muy vulnerables a la omisión y supresión involuntarias de datos, debido al manejo manual de toda la información.

“En resumen, en términos de eficiencia ganamos tiempo, ganamos gestión, potenciamos el control y a su vez nos permite mirar hacia adelante y planificarnos de mejor manera respecto de las proyecciones futuras”, aseguró el director de Finanzas.

Avances

El proceso de migración de los datos tardó alrededor de dos meses, ya que se hizo un exhaustivo trabajo de control y verificación del histórico de la deuda. “Nosotros pretendemos cargar la deuda histórica del período 2018-2020. Actualmente ya está cargada en el sistema la información de 2019 y 2020, y con estos datos podemos hacer envíos masivos y automáticos de correos para informar al alumno del estado actual de su situación financiera. También se están automatizando las notificaciones sobre fecha de pago de la mensualidad y la antigüedad de la deuda de cada alumno”.

Jaña aclaró que en este tipo de traspaso de información podrían registrarse inconsistencias, por lo tanto, si el alumno recibe su estado de cuenta y el mismo no está actualizado, deberá enviar un correo al área de Cobranza para poder regularizar o aclarar su situación.

Boletas electrónicas

También se incorporó una plataforma digital  destinada a la mejora del servicio hacia el estudiante, la cual permite la automatización en la emisión del documento electrónico tributario. Con este servicio, el alumno recibirá su boleta electrónica inmediatamente después de notificar su pago a través de los canales virtuales de atención.

Este proceso se llevaba de manera manual, tanto la elaboración, escaneo y envío de la boleta al alumno. Esto podía generar retrasos en la emisión de la boleta. Ahora todo el proceso se realiza de manera automática, lo que además facilita la trazabilidad de los envíos de boletas e incluso la recepción del correo por parte del destinatario.

Igualmente esta plataforma comunica el estado de la cuenta del alumno para que se actualice en el sistema de cobranza, lo que permite ver en tiempo real el comportamiento financiero de la institución, y esto ayuda a mejorar los informes de flujo de caja.

Con estas dos mejoras tecnológicas, además de optimizar  la cercanía financiera con el alumno, quien ahora puede disponer de la documentación de sus pagos y la información financiera al día; también representa un paso importante para hacer de ICCE una institución  más eficiente en el ámbito financiero.

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